বিচ্ছিন্ন এক্সেল নাকি ডিজিটাল ডাটা : ভবিষ্যতের গন্তব্য কোনদিকে?

ইন্ডাস্ট্রিয়াল ইঞ্জিনিয়ারিং পড়ে বের হওয়ার পরে আমরা অনেকেই বিভিন্ন ইন্ডাস্ট্রিতে জব করছি। ৮ ঘণ্টার চাকরি, এক ঘন্টার লাঞ্চ আওয়ার, ২-৪ ঘণ্টার রোড জার্নি, এই মোটামুটী ৯০% জব হোল্ডারের লাইফ। ৮ ঘন্টার চাকরির সময় যারা ডেস্কজব করে তারা ২-৪ ঘণ্টা মিটিং করে, ১ ঘন্টা ফোনে কথা বলে, আর বাকি ৩-৫ ঘন্টা এক্সেলে কাজ করে আর মেইল লেখে। ওভারটাঈম এর হিসাব না হয় বাদই দিলাম। সো মোটামুটি নিজের জব লাইফের ৪০% টাইম আমরা ইমেল এবং এক্সেলে ব্যয় করে থাকি। এক্সেল ম্যানুফ্যাকচারিং ইন্ডাস্ট্রির জন্য একটা যুগান্তকারী আবিস্কার। সেলস, মার্কেটীং, প্রকিউরমেন্ট, ইনভেন্টরি, প্রডাকশন, আইই, ইম্পোর্ট / এক্সপোর্ট সবই এক্সেল দিয়ে মেইন্টেইন করে ১০০ মিলিয়ন+ ডলার টার্নওভারের অনেক গ্রুপ অফ কোম্পানি বাংলাদেশে আছে। বাট এই এক্সেল ডিপেন্ডেন্সি আমাদের ইন্ডাস্টির অনেক বটলনেক পয়েন্ট তৈরী করে। প্রথমেই যে প্রবলেম দেখা দেয় অনেক ডাটা এন্ট্রি, একই ডাটা রিপিটেটিভভাবে বিভিন্নজন নিজ নিজ এক্সেল ফাইলে এন্ট্রি দিচ্ছে। মজার বিষয় হোল, একই লোকজনকে যখন কোন সফটওয়ার এ ডাটা এন্ট্রি দিতে বলা হয়, তাদের প্রথম অবজেকশন হয় এত ডাটা কিভাবে এন্ট্রি দিব? অথচ একই লোক ৫০ কলামের ৪-৫ টা আলাদা এক্সেল ফাইল রেগুলার ম্যানেজ করছে ১০০-২০০ লাইভ অর্ডারের জন্য। সাধারনত দুইটা ব্যাপার, তারা মনে করে এক্সেলে ডাটা এন্ট্রি দেওয়া বা রিপোর্ট মেইন্টেইন করা আমার জব রেস্পন্সিবিলিটি, আর সফটওয়্যারে এন্ট্রি দেওয়া অতিরিক্ত রেস্পন্সিবিলিটি। কিন্তু তারা এইটা ভেবে দেখে না একই ডাটা বিভিন্ন লোক বার বার এন্ট্রি করছে, এবং যখনি রিইয়েল টাইম আপডেট লাগছে, তাদের ৫ ডিপার্ট্মেন্ট এর ফাইল এক করে ৪ ঘন্টার মিটিং করে ডাটা আপডেট করতে হচ্ছে। নিচের রিপোর্টটি আমার নিজের কনফিগার করে তৈরী করা আমা এক প্রাক্তন কোম্পানিতে। এই রিপোর্টটি ইআরপিতে নিয়ে যাওয়ার আগ পর্যন্ত প্রায় ৫০ কলামের একটি এক্সেল ফাইলে এই সব ডাটা মেইন্টেইন করা হত, শুধু সাপ্লাই চেইন ডিপার্ট্মেন্ট এ। একই রিপোর্ট মার্চেন্ডাইজিং টিম , একাউন্টস ডিপার্ট্মেন্ট, ইম্পোর্ট ডিপার্ট্মেন্ট, স্টোর সবাই মেইন্টেইন করত, সাথে যার যার নিজস্ব এডিশনাল ইনফর্মেশন যোগ করে। এই রিপোর্ট ডিজিটালাইজ করার পরে আমার এন্ট্রি দিতে হত হলুদ ঘরগুলো (কলাম G থেকে কলাম J পর্যন্ত), শুধুমাত্র ৪ টি ডাটা। YES, 4 Data instead of 50 Columns of Data.

­

এখন প্রশ্ন হল, বাকি ডাটা কিভাবে আসবে রিপোর্টে। আমি কালার কোড অনুযায়ী রেস্পন্সিবল ডিপার্ট্মেন্ট এর নাম উল্লেখ করছি।

৩২ কলামের একটা রিয়েল টাইম রিপোর্ট জেনারেট হচ্ছে সবার পক্ষ থেকে মাত্র ৪- ৭ টা এন্ট্রি দিয়ে। অথচ আগে প্রতিটি ডিপার্ট্মেন্টই ৩০-৫০ কলামের একই রিপোর্ট মেইনটেইন করত। একেক জনের রিপোর্ট আপডেট থাকত একেক লেভেলে। আর এখন যা দেখা যাচ্ছে তা হল “One version of truth”! প্রথমেই সবার ৮ ঘন্টার কাজের একটা জেনেরিক ব্রেকডাউন দিয়েছিলাম। এটা নিশ্চিতভাবে বলা যায়, ৫ ডিপার্মেন্টের ৫ টি রিপোর্ট অটোমেটেড হয়ে একটি ইউনিফাইড রিয়েল টাইম রিপোর্ট হলে, ২-৪ ঘন্টার মিটিং এ সময় বাচবে ১-২ ঘন্টা, ৩-৫ ঘন্টা এক্সেল এন্ট্রি আর আপডেট চেয়ে মেইল করার কাজে সেইভ হবে আরো ২ ঘন্টা , দৈনিক ১ ঘন্টার জায়গায় ৩০ মিনিট ফোনে ফলো-আপই যথেষ্ট। সো যে ২+২+.৫= ৪.৫ ঘন্টা সময় বাঁচল, তা নিজের ইফেইয়েন্সি ইম্প্রুভমেন্টের কাজে লাগবে। নিজের রেস্পন্সিবিলিটীর ১.৫ গুন কাজ অনায়াসে করতে পারবেন, এবং ক্যারিয়ার গ্রোথ ও দ্রুত হবে।

সো একই এক্সপেরিএন্স আর কার কার আছে ? প্লিস শেয়ার করুন, এবং ইন্ডাস্ট্রিতে ডাটা অটোমেশনের এয়োরনেস নিয়ে সবাই যার যার জায়গা থেকে এগিয়ে আসুন। পোস্ট -কোভিড সিনারিও হবে অত্যন্ত কম্পেটেটিভ, সো নিজেদের এফিসিয়েন্ট করতে না পারলে ইন্ডাস্ট্রিতে টিকে থাকা মুশকিল। আজ এই পর্যন্ত, আরেকদিন অন্য কিছু নিয়ে গল্প হবে!

Ayan Barua is currently working with Coats Digital as Business Development Manager for Bangladesh . He has worked in Four H Group, Fakir Fashion and Epyllion Group in IE and Supply Chain Department. He is an Industrial Engineer Graduate From Shahjalal University Of Science and Technology.

Linkedin: https://www.linkedin.com/in/ayan-barua

Facebook: https://www.facebook.com/ayan.crusherix